Секреты тайм-менеджмента от специалистов

Понятие «тайм-менеджмент» в первую очередь ассоциируется с рабочими буднями. Однако в грамотном управлении временем нуждаются не только сотрудники, заключенные в рамки жестких дедлайнов, но и все те, кто хочет быть успешным и продуктивным в повседневной жизни. Именно поэтому сегодня легко найти книги по тайм-менеджменту для руководителей, творческих людей, домохозяек и даже детей. Представленные в них методики, несмотря на «узкую специализацию», вполне могут быть полезны и для представителей фармацевтической сферы.

Чтобы не попасть в сказку о потерянном времени, можно ознакомиться со специализированной литературой. Так вы сократите недели на поиски своего пути. Впрочем, многие могут возразить, что чтение книг – тоже трата драгоценного времени. Мы изучили разные методики за вас и собрали полезные, а главное, короткие советы, которые помогут все успевать – и в профессиональной, и в повседневной жизни.

Планирование в матрице

Заведите планер или ежедневник. Это может быть как бумажный, так и электронный носитель. Электронный, безусловно, имеет больше преимуществ, потому что в каждое событие можно добавить участников, продублировать однотипные задачи, легким движением руки перенести встречу. Сверяясь с еженедельником, вы сможете отслеживать процесс работы и, таким образом, будете чувствовать, что держите ситуацию под контролем.

Определив, какой формат – традиционный или цифровой – вам больше подходит, приступите к описанию своих целей и постановке дедлайнов. Справиться с этим вам поможет матрица, придуманная 34-м президентом Америки Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. В ней все задачи делятся на четыре категории: важные и срочные; неважные, но срочные; важные, но несрочные; неважные и несрочные. Решая, в каком порядке следует выполнять те или иные задания, многие начинающие специалисты могут совершить ошибки. В связи с этим рекомендуется осуществлять планирование совместно с руководителем.

Чтобы ваша матрица не превратилась в бесконечный список дел, необходимо установить временные границы. Некоторые менеджеры полагают, что краткосрочное планирование не приближает нас к достижению цели, а только создает ощущение аврала. Рекомендуется составлять планы на несколько месяцев. Это удобно для представителей фармацевтической индустрии, где присутствуют именно квартальные KPIs.

К большой цели маленькими шагами

Вы перечислили цели и ранжировали их по значимости, впереди, пожалуй, самое главное – осуществить задуманное, уложившись в сроки. Для этого, согласно методике «Как съесть слона», нужно разбить большую цель на маленькие задачи. Например, вы хотите устроиться в западную компанию. К достижению этой цели ведет несколько шагов. Сначала вам нужно проанализировать свой опыт, составить грамотное резюме. Потом подробно узнать об особенностях прохождения интервью в тех компаниях, которые вам наиболее интересны, затем направить туда резюме и так далее. Цепочка может быть короче или длиннее. Желательно все маленькие задачи привязать к конкретным срокам, иначе процесс может растянуться на год, а то и на несколько лет. Многие консультанты также советуют рассказать о своей цели семье и друзьям, тогда близкие смогут подталкивать вас к активным действиям, и вы будете подходить к решению поставленных задач с большей ответственностью.

Порядок на рабочем месте и в мыслях

Американская методика «Флай леди» (от англ. FlyLady), также известная в России как «реактивные хозяйки», сходится с методикой «Как съесть слона» в подходе к глобальным целям. Автор концепции Марла Силлей утверждает, что каждодневные маленькие дела по дому помогают поддерживать идеальный порядок в жилище. Длительные генеральные уборки уйдут в прошлое, если избавиться от хлама, разделить дом на зоны и каждую неделю посвящать одной из них по 15 минут в сутки. На остальные помещения выделяется один час в семь дней – «час благословения жилища». По мнению Марлы и ее последователей, этого времени вполне достаточно, чтобы сохранить уют в доме. Данная система может быть особенно полезна тем, кто работает удаленно и не может найти баланс между должностными и домашними обязанностями.

У «Флай леди» можно почерпнуть много интересных идей о хранении вещей. Офисным аналогом этой методики может послужить японская система 5S. Первая «с» – «сортируй»: необходимо избавиться от ненужных предметов. Вторая «с» – «создавай»: у каждого предмета должно быть свое постоянное место. Третья «с» – «содержи в чистоте» рабочее пространство. Четвертая «с» – «стандартизируй», что значит следуй правилам порядка. Пятая «с» – «сохраняй достигнутое».

Уборка в квартире и на рабочем месте поможет упорядочить не только вещи, но и мысли. Когда все необходимое будет под рукой, вы сможете работать эффективнее.

Отдых и самосовершенствование

Методика 45/15 описана в книге художницы Яны Франк «Муза и чудовище», посвященной тайм-менеджменту в творчестве. Согласно этому подходу, ключ к успеху заключается в том, чтобы посвящать 45 минут работе и 15 минут отдыху. На первый взгляд может показаться, что проведенная впустую четверть часа быстрее всего прочего приведет вас к срыву дедлайнов. Однако сложные задачи не всегда удается решить в один присест. Они требуют творческого мышления, а усталость не способствует появлению оригинальных идей.

Другое дело, если вы сталкиваетесь с трудностями в решении стандартных, свойственных вашему функционалу задач. В таком случае, чтобы быть по-настоящему эффективным, нужно проанализировать свои слабые места. Например, вы много времени тратите на аналитику – значит, необходимо пойти на курсы Excel. Большой объем времени тратится на перевод текстов – значит,  нужно записаться на курсы иностранных языков. Ставьте цели и грамотно планируйте свое время, тогда вы не будете бояться рутины.

 

Автор статьи: Екатерина Степнякова, консультант по подбору персонала, кадровый холдинг АНКОР