Аналитика в аптеке

На первый взгляд, может показаться, что аналитика — скучная тема и много по ней не скажешь. Многие считают, что аналитика нужна крупным предприятиям со сложной системой управления и большим количеством сотрудников, а розничный бизнес, такой как аптека, не требует слишком серьезного подхода к аналитике и новейших систем автоматизации бизнес процессов. Из этого следует, что достаточно компьютерной программы, обеспечивающей доступ к ассортиментным позициям, расчетов, сделанных сотрудниками, а также отчетов.   И ничего, что временами программа зависает или просто сбоит… Нужна ли аптеке аналитика? Если она нужна, то почему? И какая именно? На эти и другие вопросы нам предстоит найти ответ. ОТНОШЕНИЕ К АНАЛИТИКЕ В АПТЕКЕ Начнем с заведующих. Им нужна аналитика. Они понимают, что у них все должно быть «точно, как в аптеке», что делать выводы из информации о заказах, о товарных остатках, о расстановке сил сотрудников и т. д. без данных аналитики невозможно. Им понятно, что данные должны быть не «на глазок» и «как обычно», а максимально точными и свежими. И еще хорошо бы, чтобы их можно было получать по запросу быстро, не тратя на составление отчета лишнего времени, которого и так нет. А отчеты требуются постоянно. Понимая, что аналитика нужна и важна для их бизнеса, заведующие все же не любят заниматься ею. Часто они поручают составление отчетов сотрудникам, большинство из которых оставляет это «неприятное поручение» на потом. Возможно, потому, что копируют в своем отношении заведующую (она не любит, и они не любят отчеты). Возможно, потому, что в аптеке принято относиться к отчетам как к повинности, которую надо нести: «надо, так надо». Но даже в случае, если в аптеке есть энтузиасты аналитики, и их пыл может разом уничтожить недостаточно отлаженная компьютерная программа. Что уж говорить, о тех, кто аналитику не любит. Так что в целом в аптеке к аналитике относятся как к делу второстепенному и неприятному. АПТЕЧНАЯ АНАЛИТИКА — ЭТО ОТЧЕТЫ? Сами по себе отчеты очень важны, так как они являются представленным в цифрахбизнес-результатом на определенном отрезке времени. Однако один только отчет и отдельно взятый отчет не позволит сделать однозначного вывода о качестве работы аптеки. Важно посмотреть глубже. Как представлен результат: как собирались цифры, насколько точно, полно и достоверно? С чем можно сопоставить представленные отчетные данные, с каким периодом или сезоном, текущего или прошлого года, а может, двумя последними годами? Какие выводы можно на основании данного отчета сделать? Возникшие таким образом вопросы говорят о том, что отчеты сами по себе — лишь малая, сводная, техническая часть аналитики, которая вместе с тем приобретает огромную значимость в системе. Как следствие, аксиоматично представление, что правильная аналитика — это аналитика системная. СИСТЕМНАЯ АНАЛИТИКА Аналитика становится системной при наличии двух основных компонентов: она должна включать в себя системный (постоянный, последовательный) сбор информации, а также профессиональную интерпретацию информации о работе аптеки или аптечной сети. Такая информация позволяет иметь системные данные по основным финансовым показателям, и, кроме этого, даст почву для того, чтобы принять управленческое решение, зная при этом, как повлияет на систему сбалансированных финансовых показателей предполагаемое управленческое воздействие. Аналитика является системной в случае, если в ней присутствуют данные по основным финансовым показателям за каждую неделю, причем не менее чем за три предыдущих года. Еще одним условием системности аналитики служит созданная система отчетности, в поддержании которой задействованы все сотрудники аптеки. Аналитика не может быть признана системной, если аптека или аптечная сеть использует устаревшее, неудобное или ненастроенное программное обеспечение, в котором сложно быстро получить нужный отчет. И, наконец, самое главное: для того, чтобы аналитика приносила пользу бизнесу аптеки необходимо, чтобы сотрудники и руководитель обладали достаточными знаниями и умением интерпретировать имеющуюся информацию для грамотного ее представления и принятия правильных решений. Речь идет о выявлении и развитии аналитических способностей сотрудников, а также их плановом обучении аналитике, нацеленном на результат. Может показаться преувеличенным такой акцент на интерпретации данных, однако нередко приходится сталкиваться с тем, что сотрудники делают из одних и тех же данных ровно противоположные выводы. Более того, по исследованиям, лишь 38% сотрудников и 50% руководителей умеют правильно использовать имеющуюся в их распоряжении информацию. Эта ситуация является достаточно опасной для аптек в долгосрочной перспективе. Системная аналитика подразумевает не только сбор, но и верную интерпретацию полученной информации на основе дополнительного обучения аналитике. ДЛЯ ЧЕГО НУЖНА СИСТЕМНАЯ АНАЛИТИКА Что первостепенно для аптеки, когда речь заходит об использовании системной аналитики? Понятно, что каждое коммерческое торговое предприятие нацелено на получение прибыли. В сегодняшних непростых экономических условиях, особенно в части тенденции к снижению платежеспособности населения, есть аптеки, которые находятся на грани банкротства, и сохраняются только благодаря принадлежности к аптечной сети, на балансе которой они находятся, значительно ограничивая ее возможности. Есть аптеки, и их далеко не мало, едва сводящие концы с концами, которые видят прибыль только в смелых фантазиях, целью которых является «остаться на плаву». Вместе с тем аптеки должны адаптироваться к любым условиям экономики, рынка, конкуренции и ставить себе объективной целью получение прибыли, невзирая на то, что одни конкуренты жалуются на трудности, а другие уже терпят убытки. В этой связи руководители аптечных сетей и аптек должны поставить на одно из первых мест задачу по сведению к минимуму убытков и оптимизации экономических показателей, с тем, чтобы без серьезных потерь пройти любые трудности. В этой сфере именно использование возможностей системной аналитики помогает специалистам аптечного бизнеса находить выход из сложных ситуаций. АНАЛИТИКА ПОЛНОГО ЦИКЛА ТОВАРОДВИЖЕНИЯ Один из способов оптимизации экономических показателей предприятия — снижение постоянных затрат на фоне уменьшения сроков оборачиваемости товара. Для решения этой задачи практически незаменимым инструментом становятся так называемые и всем известные автоматизированные системы управления товаром, позволяющие на основе математических методов проанализировать структуру товара, определить наиболее «ходовые» и «непрофильные» позиции, сократить объемы закупок без вреда для товарооборота. Выбрав одну из предлагаемых на рынке автоматизированных систем управления, руководители аптеки могут оптимизировать цикл товародвижения путем поэтапной обработки данных. Вначале идет первая обработка статистики продаж и товародвижения, накопленная в системе автоматизации аптеки за время работы. В рамках ABC и XYZ анализа из всего многообразия ассортимента выделяются по основным группам позиции, которые имеют наибольший вес в продажах и скорость оборачиваемости, составляют основную долю заказа. Долю остальных позиций оптимизируется с учетом их вклада в продажи аптеки и скорости оборота. Далее поставщикам передаются сформированные заказы. Затем заказы доставляются в аптеку. На этом этапе система автоматизации аптеки накапливает статистику о поставленном товаре. На следующем этапе — продажи товарных позиций, — система накапливает новую статистику продаж и отправляет ее в аналитический модуль для обработки. Такие циклы повторяются из раза в раз. При условии систематической работы цикла, аптека или аптечная сеть имеет возможность сократить расходы, связанные со списанием товарных позиций, сократить в запасах долю неликвидов и медленно оборачиваемых позиций, упростить ведение учета запасов, сэкономить время персонала, решить проблему отсутствия на складе необходимых позиций. СНИЖЕНИЕ КОММЕРЧЕСКИХ РИСКОВ В ПРОЦЕССЕ ОБОРОТА ТОВАРА Возможности автоматизированных систем поистине велики. Среди серьезных факторов, неблагоприятно воздействующих на успешность работы аптечного рынка, можно перечислить коммерческие риски, возникающие в процессе оборота товаров, которые, можно значительно снизить при помощи автоматизированных систем. Основные причины возникновения коммерческих рисков хорошо известны руководителям аптек. Приведем несколько примеров: завышение закупочной цены поставщиками; потеря товара при транспортировке и хранении, недостача; снижение объемов реализации в результате падения спроса на товар, введение ограничений на продажу; повышение издержек обращения в результате выплаты штрафов, что может привести к снижению прибыли; непредвиденное снижение объемов закупок, в связи с чем увеличиваются накладные расходы на единицу объема реализуемого товара. Чем же может помочь автоматизированная система управления? Возьмем, например, анализпрайс-листов дистрибьюторов на предмет поиска наиболее выгодной закупочной цены. Автоматизированная система управления при заказе товара через прайс-листыдистрибьюторов позволяет провести анализ значительно большего объема информации за единицу времени, чтобы выявить товар с минимальной закупочной ценой или поставщика, вызывающего наибольшее доверие, предлагающего льготные условия закупок и т. д. ДОКУМЕНТООБОРОТ И СИСТЕМА ОТЧЕТНОСТИ Неоспорим тот факт, что автоматизированный электронный документооборот с поставщиками, включающий в себя использование возможностей электронного заказа товаров, сравнение прайс-листов поставщиков, получение документов по товару в электронном виде (накладные, сертификаты качества), крайне важен для оптимизации работы аптеки. Не менее значима автоматизация ценообразования, то есть возможность настроить схему ценообразования в зависимости от различных условий (с учетом соблюдения законодательных ограничений). Автоматизированная система ценна еще и тем, что с ее помощью и на основании знания ее возможностей, сотрудники могут формировать систему аналитической отчетности, начиная с анализа товародвижения и составления отчетов по группам товаров с целью работы с товарным ассортиментом, совершенствования ассортиментной политики. Отдельной строкой нужно отметить управление обязательным перечнем лекарственных препаратов. Автоматизированная система управления дает возможность превратить трудоемкий и длительный процесс инвентаризации в процесс доступный и удобный. В рамках системы сотрудники могут формировать первичные бухгалтерские отчеты. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ, НО НЕ МЕНЕЕ ВАЖНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ Отдельно нужно сказать о дополнительных сервисах и возможностях автоматизированных систем управления, которые не входят в перечень обязательных бизнес-процессов, но позволяют аптекам предоставлять новые услуги, проводить рекламные акции и анализировать результаты своей маркетинговой деятельности. С помощью автоматизированных систем управления аптека может наладить взаимодействие со справочными системами, грамотно и результативно проводить маркетинговые акции (зафиксировав цели, установив параметры мониторинга, определив точки учета и контроля результатов маркетинговых акций), внедрять и реализовывать дисконтные программы, налаживать работу с банковскими картами. Кроме этого, автоматизированная система управления предоставляет руководителю аптеки возможности по разработке и реализации современных технологий управления бизнесом аптеки, например: управление взаимоотношений с клиентами (CRM), управление персоналом (мотивация персонала для увеличения продаж), бизнес-аналитика и другие. И конечно, время от времени появляются новые актуальные аспекты деятельности аптечных организаций, для реализации которых требуются доработки автоматизированных систем. В этом случае разработчики создают различные инновационные модули и сервисы, реализуемые в новых версиях программ, чтобы соответствовать уровню развития бизнеса. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ НА СТЫКЕ БИЗНЕСА И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ Формирование оптимального ассортимента, политика ценообразования, сокращение запасов и повышение оборачиваемости, расчет оптимального уровня обслуживания клиентов, оперативный мониторинг ключевых показателей аптек, включая выполнение плана продаж, маржинальности, контроль бюджета, затрат и потерь, оценка эффективности рекламных кампаний и программ лояльности, прогнозирование и анализ «что если», — все эти задачи подвластны руководителям аптек и аптечных сетей, которые могут опереться на объективные данные, имеющиеся в их распоряжении, в результате использования автоматизированных систем управления. Именно эти системы обеспечивают им доступ к объективной информации и инструментам ее аналитической обработки, обладающим большой глубиной и гибкостью, что особенно важно в условиях широкой товарной номенклатуры, большого количества поставщиков, а также позволяют добиться немедленного получения критично важной информации для коренного сокращения времени исполнения бизнес-процессов и принятия решений. ЗА ПРЕДЕЛАМИ «АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ АНАЛИТИКИ» Помимо цифровой обработки данных в системе, существует ряд важных факторов, которые необходимо подвергать анализу на постоянной основе, чтобы они не превратились в риски для бизнеса. Первый фактор — политико-правовой. С одной стороны, это постоянные изменения и дополнения в законодательстве, регулирующем рынок лекарств, с другой, — деятельность проверяющих и контролирующих органов (не только стандартных проверяющих, но и органов, регулирующих рекламную и рыночную деятельность (в первую очередь, ФАС)). Второй важный фактор в аптечном бизнесе — коллектив, отношение сотрудников к работе и к аптеке, развитие сотрудников. Эти вопросы руководитель должен постоянно мониторировать, анализировать и делать соответствующие выводы. Небольшой недосмотр — и недостаточная квалификация, недобросовестное отношение к работе, грубость по отношению к клиентам, конфликты внутри коллектива могут привести к снижению объема продаж аптеки от 1/5 до ½. Третьим фактором, который необходимо анализировать, являются поставщики. Риски нарушения сроков и комплектности поставок и риски поставки некачественного товара, практика «индивидуальных» прайс-листов, когда дистрибьютор предлагает аптекам разные условия, исходя из личных предпочтений или корпоративных планов. Обычно минимизация этой угрозы достигается путем создания реестра альтернативных поставщиков, а единственным инструментом воздействия в данном случае является переход аптеки к другому дистрибьютору. Четвертый важнейший фактор связан с потребителями, точнее с работой с ними, где ключевым аспектом является правильная реклама и ценообразование. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Отсутствие системной аналитики в аптеке на сегодняшний день также пагубно скажется на успешности бизнеса, как отсутствие четкой стратегии развития, эффективной системы управления, нехватка компетентных кадров, неслаженность бизнес-процессов. Отсутствие аналитики — это лишние расходы, а значит заведомо сниженная прибыль. Значение аналитики необходимо осознавать и руководителям, и подчиненным. Роль руководителя в формировании отношения к аналитике трудно переоценить. Именно от его поведения зависит, насколько будут понимать ее значимость сотрудники, насколько будут стремиться совершенствовать навыки владения ею, насколько современной и отлаженной будет внедренная автоматизированная система и, конечно, насколько грамотно и компетентно будут интерпретированы полученные данные и сделаны выводы для дальнейшего развития аптеки. Ни руководителю, ни сотрудниками аптеки нельзя отмахиваться от «назойливых» потоков информации, нужно систематизировать их и использовать их с максимальной эффективностью, чтобы ускорить процесс принятия управленческих решений, благодаря лучшему пониманию потребностей клиентов, бизнес-процессов и аспектов управления товарными и финансовыми активами. http://www.people-pro.ru/