2. Проведение внутренних проверок аудитором.
1. Проводить проверки методом провокации, т.е. не представляясь:
- совершить попытку выноса товарно материальных ценностей или денежных средств из аптеки,
- попытаться пройти в прикассовую зону и служебные помещения;
- сделать контрольную закупку на предмет пробития чека.
2. Проверять соблюдение установленного режима работы аптеки;
3. Проверять наличие в аптеке договора о коллективной материальной ответственности (подписи всех работающих в аптеке сотрудников);
4. Проходить во все открытые служебные помещения аптеки (при отсутствии директора) и во все помещения аптеки в присутствии директора;
5. Проверять работу контролеров аптеки на соответствие следующим параметрам:
- внешний вид контролёра;
- наличие у контролёра при себе бейджа и кнопки тревожной сигнализации;
- умение правильно работать с противокражной системой, а также проверить правильность её настройки:
- умение контролёра пользоваться средствами тревожной сигнализации и телефонами экстренных служб;
- умение контролёра правильно обращаться к покупателями при срабатывании противокражной рамки и при проверке соответствия чека и покупки у покупателя;
- своевременность проверки работоспособности кнопки тревожной сигнализации с отметкой результатов в Журнале дежурств контролёра;
- правильность и своевременность ведения Журнала дежурств контролёра;
- знания контролёром должностной инструкции.
6. При проверке Журнала дежурств контролёра внимание уделяется:
- правильности и своевременности внесения записей в соответствующие графы;
- наличию отметки о проведении проверки работоспособности кнопки тревожной сигнализации;
- наличию подписи Директора аптеки на каждой заполненной странице Журнала.
2.4. Аудитор может проверить индивидуальные шкафы сотрудников аптеки на наличие в них неоплаченного товара (проверка проводится в присутствии сотрудников аптеки). 2.5. Другие параметры для проверки аптеки аудиторами:- наличие актуальных списков инкассаторов, инструкции по доступу инкассаторов в аптеку, а также выполнение правил инкассации со стороны директора аптеки или ответственного сотрудника, выполняющего инкассирование денежных средств;
- наличие объявления о возврате покупателю стоимости его покупки, в случае непробития кассиром чека;
- наличие дополнительной информации по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей и денежных средств в аптеке ( в соответствии с действующими нормативными документами);
- наличие индивидуальных кодов сигнализации у сотрудников, допущенных к открытию/закрытию аптеки;
- наличию детекторов банкнот в аптеке и умению сотрудников пользоваться ими;
- проведение работ по закреплению сейфов к полу (стене);
- соблюдение требований по хранению ключей от сейфов и денежных ящиков касс.
В случае необходимости аудитор может:
1. Применять средства фото и видеозаписи;
2. Проверять наличие и работоспособность технических систем безопасности;
3. Проверять порядок открытия/закрытия аптеки, смены кодов охранной сигнализации;
4. Проверять соблюдение кассовой дисциплины - наличие денежных средств в кассе (суточный отчет без гашения), наличие денежных средств в сейфе директора.
Проверка наличия денежных средств в кассе и сейфе директора аптеки проводится в форме внезапной инвентаризации денежных средств.
После того как аудитор проинформировал сотрудника аптеки о проведении внезапной инвентаризации денежных средств на кассе или в сейфе директора, сотрудник аптеки НЕ ДОЛЖЕН проводить ни каких операций с денежныи средствами (только с разрешения аудитора).
2.6. В случае выявления нарушений аудитор составляет Акт проверки, сотрудник аптеки обязан поставить подпись в данном Акте.Если в аптеке не выявлено нарушении, Акт проверки может не составляться.
2.7. Аудитор имеет право потребовать письменное объяснение с сотрудников АУ при выявлении нарушений. При отказе сотрудника аптеки давать письменное объяснение, сотрудник ОЭБ составляет Акт об отказе предоставлять письменное объяснение. 3. Правила проведения внезапной инвентаризации наличных денежных средств в кассах аптеки.Главный редактор — Т. Ю. Ходанович. Тел: +7 (495) 120-44-34, email: hello@pharmedu.ru
Публикация № P-5359