Отчеты, документы, встречи, собеседования, телефонные звонки, взявшиеся из ниоткуда срочные незапланированные вопросы - это далеко не полный список того, с чем каждый день приходиться бороться руководителю, например, таким, как заведующая аптеки. Нельзя упустить ничего, ни одной мелочи, да еще соблюсти все сроки выполнения.
Способность управляться с множественными задачами одновременно зависит от такого важного навыка как «умение управлять ресурсами» - главными из которых являются время и информация. В современном мире этот навык очень важен для любого человека, но для руководителя любого ранга он является основным, ключевым.
На практике это значит то, что если данный важный навык развит у руководителя слабо, то с большой долей вероятности он перестанет справляться со своими должностными обязанностями, даже при наличии у него таких важных составляющих успешного руководителя, как большой опыт и наличие специфических знаний о своей профессиональной отрасли.
Каким образом руководитель (заведующая аптекой) может достаточно эффективно организовать свою работу в условиях постановки множества задач? Все базируется на трех китах: планирование, делегирование, контроль.
- Прежде всего, планирование своих собственных задач, достаточно гибкое, оставляющее простор для «внезапных» задах.
- Делегирование подчиненным задач, не стараться «все сделать самостоятельно».
- Тщательный контроль за качеством исполнения делегированных задач. Хороший руководитель не только будет вовремя проверять состояние дел, но и помогать подчиненным организовывать их рабочее время.
Многие руководители совершают одну и туже ошибку - боятся или не умеют передавать дела подчиненным, стараясь все делать самостоятельно, в итоге перегружают себя работой, при этом имея сотрудников, с избыточным количеством свободного времени.
Для успешного следования перечисленным правилам, совершенно необходим органайзер (планировщик). В каком виде он будет выполнен, совершенно не важно. Тетрадка, программа в компьютере (планшете, телефоне…), блокнот, планшет с прикрепленными чистыми листами - это просто должно быть удобно конкретному человеку. Для начала необходимо научиться просто фиксировать все дела. Это поможет правильно увидеть объем дел. Следующим шагом станет назначение конкретным задачам приоритетов. Это потребует времени и сноровки, типы приоритетов у каждого руководителя свои. Например: срочно, текущий вопрос, можно отложить. По каждой задаче должен быть установлен срок, а также написана минимальная необходимая информация, вопросы.
Следующим шагом станет выделение задач, которые можно передать своим подчиненным. Эти задачи должны быть выписаны отдельным списком, с обязательным указанием сотрудника, контрольных дат (проверка прогресса задачи, срок исполнения). Этот список должен быть постоянно у руководителя, контроль и сверка с этим списком должны быть постоянными.
В некоторых случаях, делегировать задачу и контролировать ход ее выполнения оказывается недостаточным. В случае, если ваш сотрудник систематически не справляется с делегированными ему задачами, необходимо выявить причины возникающих затруднений. Для этого сотрудник должен вести учет рабочего времени и фиксировать все, что он делает, с небольшим временным интервалом, например, 30 минут. Анализ этого «дневника» за, например, месяц, поможет разобраться с причинами «неуспеваемости» и решить их.
Часто бывает, что процесс работы подчиненного нуждается лишь в небольшой оптимизации. Бывает - что объем работы превышает физические возможности, в таком случае нужно привлечение других ресурсов для решения задач.
Очень многие проблемы с «утечкой времени» решаются, например, оптимизацией офисной техники (покупка более быстрого сканера/принтера/компьютера). Долгое обслуживание клиентов в аптеке может быть связано с нерациональной раскладкой товаров в стеллажах. Перестановка по принципу - от популярных к менее популярным, может сэкономить немало времени фармацевтам.
Естественно, не все проблемы разрешаются так же просто и легко, но найти причину проблем - это уже половина успеха. Обнаружение перегруженных задачами работников, возможно, поможет сохранить ценный рабочий кадр, который из-за большого стресса уже был бы готов сменить работу. Хороший руководитель должен иметь представление обо всех процессах и проблемах в коллективе. Только так можно добиться максимальной эффективности в работе подчиненных.
