Тайм-менеджмент, или В ногу со временем

Важнее важного…

Еще труднее определить приоритеты. Действительно, за что браться, если у вас десять дел и все важные? Начертите на листе бумаги две перпендикулярные линии так, чтобы они разделили лист на четыре квадрата. В первый занесите все важные и неотложные дела, во второй важные, но способные подождать, в третий – неважные, но срочные, и в четвертый – незначительные и несрочные. Последние можно отбросить совсем или отложить их выполнение до лучших времен. Самые «горячие» проблемы решайте сами, а остальными можно щедро поделиться с коллегами. Когда приоритеты расставлены, прикиньте, сколько времени должно отнять у вас каждое конкретное дело.

Полотно пилы и «пожиратели времени»

Помните, как выглядит пила? Ее зубцы походят на взлеты и падения ритма вашей работы. Когда вы утром приходите на службу, вам требуется какое-то время на раскачку. И когда ваша активность достигает пика, раздается телефонный звонок, затем, якобы «на минутку» заходит коллега, вы идете обедать и т.д., и т.п. Что происходит с работоспособностью? Если нарисовать ее график, он будет напоминать полотно пилы. На самом деле эффективность работы снижается по мере увеличения помех или т.н. «пожирателей времени». Вспомните, сколько раз в день вы пьете чай? Или заходите в интернет, для того чтобы посмотреть важную информацию, а пропадаете там надолго, изучая последние новости шоу-бизнеса и любуясь фотографиями звезд? Вот и оказывается, что трудясь в поте лица, вы сделали совсем чуть-чуть. Поэтому «пожирателей» своего времени надо знать в лицо и бороться с ними.

Нарезать «слона» на «бифштексы»

В терминологии тайм-менеджмента очень крупные задачи называются «слонами». Главная проблема при работе со «слонами» – наша склонность к глобализации, укрупнению задачи. По этой причине мы очень долго можем откладывать какое-то дело, не зная, с какой стороны к нему подступиться. Единственный способ побороть страсть к раздуванию проблемы и все-таки «съесть слона» – разрезать его на маленькие, измеримые «бифштексы» и каждый день съедать по кусочку. Важно нарезать бедного слоника так, чтобы каждая его часть реально приближала вас к цели: например, не просто мечтать об открытии свой аптеки, а записаться на бухгалтерские курсы или повысить квалификацию.

Метод «швейцарского сыра»

Потратить меньше времени и сил на раскачку при выполнении большого дела поможет и «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнить задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки – наиболее простые, приятные и интересные. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько понятных для вас абзацев. Через некоторое время в символическом «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем не сложно.

С «лягушками» не церемоньтесь!

К сожалению, бывают в нашей жизни дела, требующие совсем немного времени, однако крайне неприятные. Например, позвонить недружелюбному клиенту, попросить шефа о повышении зарплаты или внеплановом отпуске. В тайм-менеджменте такие задачи называют «лягушками». Они все время откладываются и грозят перерасти в большие неприятности. У испанцев даже есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку!». Действительно, начав день с маленького и не очень приятного дела, вы почувствуете облегчение, получите заряд бодрости и оптимизма. Про остальных «лягушек» лучше не вспоминать – они припасены на следующие дни. И наоборот, если не расквитаться с «зеленой» вовремя, она будет маячить на горизонте и отравлять вам жизнь. Примените этот метод на практике и заметите, что за неделю все «лягушки» разбегутся по своим болотцам.

Закон Паркинсона

Это совсем не тот Паркинсон, который впервые описал симптомы известного синдрома. Сирил Норкот Паркинсон, исследователь и журналист, установил, что работа занимает все отведенное на нее время. То есть, если вы освободили для какого-то дела половину дня, не надейтесь, что удастся выполнить его за полчаса. А оставив на выполнение задачи 30 минут, скорее всего, вы уложитесь всего в 40 минут. Причем автоматически будете себя подгонять, чтобы не опаздывать к намеченному времени.

Радость моя!

Еще один способ тратить меньше нервных клеток при работе над сложными задачами называется «промежуточная радость». Предположим, вы уже разделили своего «слона» на «бифштексы». Назначьте себе небольшую награду за прохождение каждого этапа. Например, автор романа «Заводной апельсин» Энтони Берджесс, чтобы добиться поставленной цели, использовал метод «Мартини». Он ставил задачу писать 1 000 слов в день, а написав необходимое количество текста, устраивал себе выходной и выпивал мартини. Возможно, этот напиток нельзя назвать лучшей наградой для некоторых людей – дело вкуса! Побалуйте себя шоколадкой, порцией мороженого, любимым фильмом на DVD или плюшевым мишкой для коллекции. Важно, чтобы вы получили награду немедленно, не откладывая на потом. Как правило, маленькие радости за каждый сделанный шаг мотивируют лучше, чем предвкушение долгосрочных результатов, помогают сделать сложную работу приятной и выполнить ее в более сжатые сроки.

Вместо эпилога…

Время – эта та ценность, которая дается нам природой. Но многие люди не умеют правильно распоряжаться драгоценными мгновениями своей жизни, транжиря время так же, как и деньги. Итог все мы в детстве видели «В сказке о потерянном времени»…

Взяв на вооружение веселые правила тайм-менеджмента, любой человек способен решить проблему вечного цейтнота, а значит, добиться успеха и в профессии, и в личной жизни, сохранить душевное равновесие и физическое здоровье.